Das Einwurf-Einschreiben ist für viele Arbeitgeber bislang ein fester Bestandteil der Zustellpraxis gewesen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dieser Praxis nun eine klare Grenze gesetzt: Beim bislang verwendeten digitalen Scan-Verfahren begründen Einlieferungs- und Auslieferungsbeleg keinen Anscheinsbeweis dafür, dass ein Schreiben tatsächlich in den Briefkasten des Empfängers gelangt ist. Für fristgebundene arbeitsrechtliche Erklärungen sollten Arbeitgeber deshalb weiterhin auf belastbarere Zustellwege setzen.
Kündigungen, Abmahnungen oder Einladungen zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) sind zugangsbedürftige Erklärungen. Entscheidend ist daher nicht, wann das Schreiben erstellt oder zur Post gegeben wurde. Es muss vielmehr so in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangen, dass unter gewöhnlichen Umständen mit einer Kenntnisnahme gerechnet werden kann – typischerweise durch Einwurf in dessen Briefkasten. Bestreitet der Arbeitnehmer den Zugang, trägt grundsätzlich der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast.
Gerade bei Kündigungen kann ein fehlender Zugangsnachweis erhebliche Folgen haben. Das zeigt auch die aktuelle Entscheidung des BAG: Weil die Arbeitgeberin den Zugang einer bEM-Einladung nicht nachweisen konnte, gelang ihr nicht der Nachweis, dass sie ihren Verpflichtungen im Vorfeld einer krankheitsbedingten Kündigung nachgekommen war. Die Kündigung erwies sich deshalb als unverhältnismäßig und unwirksam.
Mit Urteil vom 7. Mai 2026 (2 AZR 184/25) hat das BAG die Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Hamburg bestätigt. Anders als zunächst vielfach angenommen, liegen die schriftlichen Entscheidungsgründe inzwischen vor. Das BAG stellt darin klar: Für das seiner Entscheidung zugrunde liegende digitale Scan-Verfahren besteht kein Anscheinsbeweis für den Zugang eines Einwurf-Einschreibens.
Im entschiedenen Fall scannte der Zusteller die Sendung am Zustellort, bestätigte den Vorgang auf seinem Scanner mit einer Unterschrift und warf den Brief erst anschließend in den Hausbriefkasten ein. Genau diese Reihenfolge war für das Gericht ausschlaggebend: Der digitale Auslieferungsbeleg wurde bereits erzeugt, bevor der Zugang überhaupt erfolgt sein konnte. Die dort enthaltene Bestätigung, die Sendung sei eingelegt oder übergeben worden, war damit – zumindest für einen kurzen Zeitraum – nicht zutreffend.
Das BAG sah darin keine bloße Formalie. Nach Abschluss des Scan- und Unterschriftsvorgangs werde vom Zusteller keine besondere Aufmerksamkeit mehr für den eigentlichen Einwurf verlangt. Es sei daher nicht mit der für einen Anscheinsbeweis notwendigen hohen Wahrscheinlichkeit anzunehmen, dass die konkrete Sendung anschließend tatsächlich in den richtigen Briefkasten gelangt. Das Gericht verglich die Beweislage im Ergebnis mit einem Einwurf-Einschreiben, für das lediglich Einlieferungsbeleg und Sendungsverfolgung vorliegen.
Die Entscheidung bedeutet nicht, dass das BAG dem Einwurf-Einschreiben unabhängig vom konkreten Zustellverfahren generell jede Beweiskraft abspricht. Der Senat hat ausdrücklich offengelassen, ob beim früheren sogenannten Peel-off-Label-Verfahren ein Anscheinsbeweis anzunehmen wäre. Bei diesem Verfahren wurde das Abziehetikett unmittelbar vor dem Einwurf von der Sendung gelöst, auf einen Auslieferungsbeleg geklebt und die erfolgte Zustellung anschließend bestätigt.
Bereits in seiner Entscheidung vom 30. Januar 2025 (2 AZR 68/24) hatte das BAG klargestellt, dass ein Einlieferungsbeleg und der online abrufbare Sendungsstatus allein nicht ausreichen. Der Sendungsstatus ersetzt keinen Auslieferungsbeleg und belegt insbesondere nicht, dass die betreffende Sendung tatsächlich in den Briefkasten des richtigen Empfängers eingeworfen wurde.
Nach Berichten aus der arbeitsrechtlichen Fachöffentlichkeit hat die DHL Group ihr Zustellverfahren am 15. Juli 2026 angepasst. Danach soll der Zusteller nach dem Scan und nach dem Einwurf erneut digital per Checkbox und Unterschrift bestätigen, dass er die Sendung in den Briefkasten des Empfängers eingelegt hat. Damit wird gerade die vom BAG beanstandete Abfolge verändert: Die Bestätigung des Einwurfs soll nicht mehr vor, sondern erst nach der tatsächlichen Zustellung erfolgen.
Die Anpassung ist nachvollziehbar und dürfte die Dokumentation des Zustellvorgangs verbessern. Ob sie genügt, um künftig wieder einen Anscheinsbeweis zu begründen, ist allerdings offen. Die neue Praxis ist noch nicht gerichtlich überprüft. Zudem bleibt abzuwarten, ob der Auslieferungsbeleg selbst künftig eindeutig zwischen Briefkasteneinwurf und persönlicher Übergabe unterscheidet und wie die zusätzlichen Angaben im konkreten Einzelfall dokumentiert werden.
Das Einwurf-Einschreiben ist damit nicht zwingend endgültig abgeschrieben. Für die Praxis gilt aber: Bis belastbare Rechtsprechung zu dem neuen Verfahren vorliegt, sollte es bei besonders wichtigen und fristgebundenen Erklärungen nicht die alleinige Grundlage des Zugangsnachweises sein.
Bei rechtlich bedeutsamen Schreiben empfiehlt sich eine Zustellung, die den Zugang und den Inhalt der Erklärung möglichst zuverlässig dokumentiert.
Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung:
Die Übergabe an den Arbeitnehmer gegen schriftliche Empfangsbestätigung ist regelmäßig der einfachste und sicherste Weg. Verweigert der Arbeitnehmer die Unterschrift, sollte ein Zeuge die Übergabe und die Reaktion des Arbeitnehmers dokumentieren.
Botenzustellung mit sorgfältiger Dokumentation:
Ein Bote kann das Schreiben persönlich übergeben oder in den Briefkasten einwerfen. Der Bote sollte den Inhalt des Schreibens kennen und den Zustellvorgang unmittelbar dokumentieren: Empfängeradresse, Datum, Uhrzeit, Art der Zustellung sowie gegebenenfalls Besonderheiten vor Ort. Ein interner, entsprechend instruierter Mitarbeiter kann hierfür häufig besser geeignet sein als ein externer Dienstleister, weil er im Streitfall als Zeuge zur Verfügung steht.
Zustellung durch den Gerichtsvollzieher:
Bei besonders risikobehafteten Fällen kann eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher sinnvoll sein. Sie bietet einen formalisierten Zustellnachweis, setzt jedoch ausreichenden zeitlichen Vorlauf voraus. Gerade bei knappen Fristen sollte die Beauftragung daher frühzeitig erfolgen.
Übergabe-Einschreiben nur mit Vorbehalt:
Das Übergabe-Einschreiben birgt eigene Risiken. Wird der Empfänger nicht angetroffen oder verweigert er die Annahme, erhält er zunächst lediglich eine Benachrichtigung. Der Zugang tritt nicht schon mit dem ersten Zustellversuch ein. Die spätere Abholung in der Filiale kann sich verzögern oder vollständig ausbleiben. Auch die Deutsche Post weist darauf hin, dass bei nicht möglicher Übergabe eine Benachrichtigung hinterlassen und die Sendung in der Filiale abgeholt werden kann.
E-Mail ist keine Alternative für Kündigungen:
Eine Kündigung bedarf gemäß § 623 BGB der Schriftform. Eine Übermittlung per E-Mail, Messenger oder eingescanntem PDF genügt diesem Formerfordernis nicht.
Das BAG hat dem bislang praktizierten digitalen Scan-Verfahren beim Einwurf-Einschreiben die Grundlage für einen Anscheinsbeweis entzogen. Arbeitgeber sollten ihre internen Prozesse deshalb überprüfen und bei Kündigungen, bEM-Einladungen, Abmahnungen sowie sonstigen fristgebundenen Erklärungen auf eine persönlich dokumentierte Übergabe, eine sorgfältige Botenzustellung oder – bei erhöhtem Risiko – auf die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher setzen.
Die jüngste Anpassung des DHL-Verfahrens ist ein interessanter Schritt. Ob das Einwurf-Einschreiben dadurch wieder zu einem belastbaren Standardinstrument wird, werden jedoch erst künftige gerichtliche Entscheidungen zeigen. Bis dahin bleibt Vorsicht die bessere Zustellstrategie.
Quellen:
https://www.bakertilly.de/beitrag/bag-urteil-das-aus-des-einwurf-einschreibens
